Privacyverklaring
Concept — nog niet vastgesteld. Deze privacyverklaring is een voorstel dat nog ter goedkeuring bij het bestuur van SPGA ligt. De inhoud kan nog wijzigen.
SPGA gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van ruiters, ouders en verzorgers, vrijwilligers en bezoekers van deze website. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
Wie zijn wij
Stichting Paardrijden Gehandicapten Amstelland en Meerlanden (SPGA) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.
KvK: 34217276
E-mail: [email protected]
Welke gegevens we verwerken
Bij deelname en vrijwilligerswerk
Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, de datum waarop je bij SPGA bent begonnen, en gegevens die je zelf via formulieren aan ons doorgeeft.
Via het aanmeldformulier op deze website
Je rol (ruiter of vrijwilliger), naam, leeftijd, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bij een aanmelding als ruiter wie de contactpersoon is, en een toelichting (optioneel).
Waarom we deze gegevens gebruiken
We gebruiken je gegevens om contact met elkaar te kunnen onderhouden en om de lessen en activiteiten te kunnen organiseren. Denk aan het doorgeven van lesdagen en afzeggingen, de contributie, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor het ruiterweekend en de verzekering. Ben je vrijwilliger, dan gebruiken we ze ook om de zaterdagen in te delen — wie naast welke ruiter loopt — en om daarover met je te communiceren.
De grondslagen daarvoor zijn:
- Uitvoering van de afspraken met je — voor de administratie rond deelname aan de lessen en de contributie.
- Ons gerechtvaardigd belang — voor de organisatie van activiteiten en de communicatie met ruiters en vrijwilligers.
- Jouw toestemming — voor het aanmeldformulier op deze website, voor gegevens over gezondheid, en voor het gebruik van foto’s en video.
- Wettelijke verplichting — voor de financiële administratie.
Gegevens over gezondheid en ondersteuningsbehoefte
SPGA werkt met ruiters met een verstandelijke beperking. Bij een aanmelding als ruiter vragen we waar we rekening mee kunnen houden. Als je daarin informatie deelt over een beperking, gezondheid of ondersteuningsbehoefte, dan zijn dat gegevens over gezondheid. Voor die gegevens geldt een strenger regime dan voor gewone persoonsgegevens. Deel je bij een aanmelding als vrijwilliger zulke informatie in het vrije tekstveld, dan behandelen we die precies zo.
Je bepaalt zelf of en hoeveel je hierover deelt — je bent hiertoe niet verplicht. We gebruiken deze informatie uitsluitend om te beoordelen of we passende en veilige begeleiding kunnen bieden, en bespreken dit persoonlijk met je bij de kennismaking.
Deze gegevens worden beheerd door het bestuur. We delen ze alleen binnen SPGA, en alleen met de mensen die ze nodig hebben om een ruiter veilig te kunnen begeleiden — bijvoorbeeld de instructrice of de vrijwilliger die naast een ruiter loopt. Buiten SPGA delen we deze gegevens niet.
De grondslag hiervoor is jouw uitdrukkelijke toestemming. Je kunt die op elk moment intrekken via [email protected].
Hoe je aanmelding bij ons binnenkomt
Een aanmelding via deze website wordt per e-mail naar [email protected] gestuurd. Je ontvangt zelf ook een bevestiging per e-mail. We slaan de gegevens uit het formulier niet op in een database of ander systeem — ze staan alleen in die e-mails.
Voor het hosten van deze website, de spamcontrole op het formulier en het versturen van deze e-mails maken we gebruik van Cloudflare. Cloudflare verwerkt deze gegevens als verwerker: uitsluitend in onze opdracht en niet voor eigen doeleinden.
Om misbruik van het formulier tegen te gaan gebruiken we Cloudflare Turnstile. Daarbij wordt je IP-adres gebruikt om te controleren of je een echte bezoeker bent. Dit IP-adres wordt niet door ons opgeslagen.
Bezoek aan deze website
Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Cloudflare Web Analytics. Dat is een cookieloze meetmethode: er worden geen trackingcookies geplaatst en er wordt niets opgeslagen dat tot jou persoonlijk herleidbaar is. Daarom is er geen cookiebanner nodig.
De spamcontrole op het aanmeldformulier is technisch noodzakelijk om het formulier te beschermen tegen misbruik.
Delen met anderen
Onze ruiters en vrijwilligers zijn verzekerd tijdens de lessen. Voor die verzekering geven we van beide groepen uitsluitend naam, geboortedatum en de datum waarop iemand bij SPGA is begonnen door aan Gehandicapten Sport Nederland, die optreedt als tussenpersoon voor de verzekeraar. Jaarlijks geven we wijzigingen door. De verzekeraar en de tussenpersoon zijn zelf verantwoordelijk voor wat zij met deze gegevens doen, en gebruiken ze alleen voor het uitvoeren van de verzekering. We delen hierbij geen gegevens over gezondheid of beperking.
Verder delen we je gegevens niet met anderen, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. We verkopen je gegevens nooit.
Beveiliging
We nemen de bescherming van je gegevens serieus:
- We gebruiken beveiligde systemen waar dat mogelijk is.
- We delen persoonsgegevens alleen met mensen die deze nodig hebben voor hun rol binnen de stichting.
- We vragen vrijwilligers zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens die zij via de stichting ontvangen.
- We vermijden het delen van gevoelige gegevens via onbeveiligde kanalen.
Geen enkele vorm van elektronische communicatie is volledig veilig. We vragen je daarom ook zelf zorgvuldig om te gaan met je gegevens en je digitale accounts.
Hoe lang we je gegevens bewaren
- Aanmeldingen die niet tot deelname of vrijwilligerswerk leiden: maximaal zes maanden na het laatste contact.
- Aanmeldingen op de wachtlijst: zolang iemand op de wachtlijst staat, en maximaal twee jaar na het laatste contact.
- Ruiters en vrijwilligers die betrokken zijn bij SPGA: zolang die betrokkenheid duurt.
- Na beëindiging van deelname of vrijwilligerswerk: uiterlijk twee jaar, tenzij een langere termijn nodig is vanwege een wettelijke verplichting, verzekeringstechnische redenen of een lopend geschil.
- Financiële gegevens: zeven jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Foto’s en video
Tijdens lessen, evenementen en activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt. Die kunnen we gebruiken voor verslaglegging en om te laten zien wat SPGA doet — bijvoorbeeld op deze website, op sociale media, in nieuwsbrieven, in publicaties van derden, of ter verantwoording aan een sponsor.
We gebruiken alleen beelden waarvoor we vooraf toestemming hebben gekregen. Die toestemming leggen we vast. Voor minderjarige ruiters geven ouders of wettelijke vertegenwoordigers die toestemming.
Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via [email protected]. We verwijderen de betreffende beelden dan uit toekomstige publicaties en, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, ook uit bestaande.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je persoonsgegevens in te zien
- je persoonsgegevens te laten corrigeren
- je persoonsgegevens te laten verwijderen
- de verwerking van je gegevens te laten beperken
- bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens
- je gegevens over te laten dragen
- je toestemming in te trekken, wanneer we die als grondslag gebruiken
Een verzoek kun je indienen via [email protected]. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.